想要找到好的系統委外廠商,製作RFP是一項很重要的工作。何謂RFP(Request For Proposal),簡單來講就是需求的一方根據自己的需求要求提供服務的一方提案的「提案要求書」。讀者當中應該有人有撰寫或者看過RFP的經驗,應該了解到提出明確的RFP,找到好的而且適當的廠商,不是一件很容易的事。有些企業已經有固定格式的RFP,尤其是建築、工程業已相當成熟的標準格式和程序。不過在IT業界,應該尚未有標準的RFP。
提出RFP之後,最後會針對廠商提出的提案內容進行評選。不過常常會發生買方寫了一大堆需求,賣方也針對需求提案了一大堆,卻很難評選的情形。難以評選的原因,除了RFP的內容有問題之外,RFP的作業流程也有問題。為了避免此種情形發生,基本上必須明確傳達①想要做甚麼、②有多少預算、③時程有多久,以及④廠商需要提出哪些資料。必要時撥些經費給提案的廠商,讓廠商能夠針對RFP的內容製作提案書,不是拿現有的資料充數。
「系統委外」步驟之一
製作RFP為「系統委外」的步驟之一,「系統委外」的作業流程主要分①前置作業,②製作RFP,③提案書的評選和決定,④訂立契約等4個步驟。