時間管理術

時間管理的第1守則：“Do the right thing right.”（用對的方法做對的事情）。

希臘神話裡，有一位名叫普羅米修斯的神衹，他與弟弟艾巴米修斯合力塑造了人類與動物，並賦予生物各種不同的能力。艾巴米修斯將力量、速度、靈敏、機警等天賦賜給各種動物後，竟然沒有留下任何適合送給人類的其他天賦。在不得已的情況下，普羅米修斯只好偷偷溜到太陽神阿波羅的馬車裡點燃了一把火，再將火種送到人間。人類已學會用火的方法後，獲得了溫暖與光明。同樣地，當我們學會了時間管理方法後，才會可掌握自己的時間。

1. 思考要慢，執行要快 → 三思而後行

如果真的想要節省時間，「第一次就要做對」是很重要的原則，寧可事前多花點時間仔細討論、規劃，想清楚再動手。否則事後出了什麼亂子，可是要全盤重來，得不償失！

2.釐清與確認、雙向溝通

千萬不要在搞不清楚的情況下，就開始執行，這簡直是浪費時間做白工。很多時候，我們覺得很清楚對方的意思，最後卻發現相差十萬八千里。到底是對方沒說清楚，還是自己的理解能力有問題？假設你的主管要求你下星期報告最近的重大經濟趨勢，你可以自己先設想，哪些內容會是主管想要的，然後立即和主管討論，確定你們彼此之間的認知是一致的，就可以開始工作。但是如果主管交代完，你就直接問比較細節的問題，例如是哪些經濟趨勢，一時之間他可能也很難說清楚，不如先做大略的研究，提出你初步的構想，再和主管確認最後內容的走向，會更有效率，千萬不要關在自己的世界一個人悶著頭想喔。

3.給自己時間限制

規畫工作行程表時，不要只是列出該做的工作項目，還要在旁邊寫上預計完成的時間。一旦有了時間限制，就有了限期完成的壓力，工作時會比較專注，而不會毫無限制的拖延。

4.向外求助，別閉門造車

如果你新接某個工作或專案，先詢問有經驗的同事或主管，什麼樣的工作方式最有效率，不要浪費時間自己去摸索，以免走錯方向。平常，也應該多觀察他人不錯的工作習慣，自己多加學習，例如如何整理檔案文件、管理客戶等，這些都是伸手可及、立即可用的方法，應多加利用。

5.主動出擊

每次當有人說「我再打給你」這句話時，就當作他沒說過。請別浪費時間等待對方的回音，直接拿起電話打給對方，才是明智之舉。或是，你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人，先詢問他，你是否可以直接聯絡那個人，一方面表示尊重，另一方面又可以節省等待的時間。

6.改變自己，適應其他人的工作習慣

工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習慣的工作方式都不一樣，往往容易引起不必要的時間浪費。

要改變別人，不如先改變自己，順應別人的工作方式，讓流程的進行可以更有效率。平常互動時，多觀察對方的工作習慣，或是他最討厭別人有哪些壞習慣，避免自己踩到地雷。

7.花時間了解自己的成功之道

我們常要求自己了解犯錯背後的原因，避免下次再犯。但是，也應該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。下次再遇到類似情況時，你才知道如何達到成果。當你知道成功的原因，又能避免可能的錯誤，才能有絕對的把握。了解自己的優勢與長處是很重要的！

時間管理的第2守則：避開浪費時間的4大元凶

科學家愛迪生說過一句話：「智者的時間因思想而延長，而愚人的時間因感情而延長。」

智者利用智慧爭取時間；非智者用情緒耗用時間。

提高工作效率的同時，也要避免浪費時間的活動。鄧肯集團顧問公司（The Duncan Group）負責人及暢銷書作家陶德．鄧肯（Todd Duncan）列舉出一般人最常見的4種浪費時間的原因。趕快看看你是不是也常因為下列原因耽誤了專案執行呢？

1.不必要的工作不要花太多時間來琢磨

你之所以覺得時間不夠用，主要原因在於把時間浪費在沒有必要的干擾。當然，干擾是無法避免的，總是有緊急事情需要處理，但是你還是可以做一些防範工作。譬如說：有些工作只要做全盤的規畫，你就不用去鑽牛角尖於小細節，一來節省時間，二來方向正確更有效率。

例如，你可以申請2個行動電話號碼，一是工作上使用，另外則是與家人或朋友聯絡時使用，就可以避免在上班時間接到朋友打來、但不是很重要或緊急的電話，減少無謂的干擾。電子郵件的使用也是一樣。美國聖路易斯大學傳播學教授佩吉．透納（Paaige Turner）建議，可以依據不同類別的寄信人，設立不同的帳號，讓自己可以更有效管理。另外也可以使用自動回覆的功能，告訴對方你在哪個時段才會回信，這樣就可以安心地只在某個時段回信，又不會讓對方覺得你工作效率不佳，沒有即時給對方回音。最後，每天傍晚可以留大約半小時～1小時的時間，用來回覆內容較為複雜、或需要詳細解說的信件，一次就溝通清楚，而不是急著回覆對方，結果來來回回好幾次才搞定，這也是在浪費時間。

2.勿要當濫好人、拒絕讓對方得寸進尺

這種人不論別人有什麼要求，都照單全收。特別是做業務的，為了搶生意，客戶各種無理的要求也忍氣吞聲的答應，做了太多超出業務範圍以外的事情，其實大可不必這樣做。你應該要自己設定界線，哪些可以為客戶做、哪些不可以，只要有清楚的原則，客戶也會接受。如果你自己沒有原則，只會讓對方得寸進尺，最後吃虧的還是自己。

3.勿迷信科技產品

科技產品確實能幫助我們增加效率，但是如果做得太過，也可能讓工作沒效率。

如果你已經有習慣的工作方式，例如你習慣用手寫筆記的方式排定行程表，而且效果也很好，就不一定非得特地去買PDA。身上有太多科技產品，只會讓你疲於應付。

4.重量不重質是錯誤的 (作有意義有價值的事情)

工作效率的衡量標準不是看你做完了幾件事情，而是這些事情的價值。以業務來說，你的工作效率不在於完成多少筆生意，而是應該就你的投入與可得報酬來看。也許今天你只拿到一筆生意，但是帶來的收益可能是過去半年的業績總和。不妨現在就開始，重新檢討你的做事方法，改變浪費時間的工作壞習慣。

時間管理的第三守則：Work Smart!

聰明工作比辛勤工作更省力、更省事，也更省時間。

在不景氣的時代，上班族及研發人員常因工作堆積如山而怨聲載道。工作完成總量等於什麼呢？如以下公式所示，它等於工作效率乘以工作總時間。

簡單公式：工作完成總量 ＝ 工作效率 × 工作總時間